Leie lokaler og uteområder

Reglenes omfang 

Reglene gjelder all fast og tilfeldig utleie av skolelokaler utenom ordinær åpningstid når kommunen ikke har behov for å disponere lokalene selv

Ikrafttredelse 

Dette reglementet er vedtatt av BAUN, 20.03.15 og trer i kraft fra 1. april 2015. Fra samme tid oppheves tidligere reglementet om utleie av skoler fra skolekontoret fra 2002.

Virkeområde

Fast og tilfeldig utlån av gymnastikksaler samt all annen utleie av lokaler ved skolen avgjøres av rektor. Gjelder ikke treningstid i idrettshaller, dette forvaltes av Idrettsavdelingen i Bærum kommune. Det vises også til kommunal prisliste for priser og prinsipper for utleie.

Utenbys organisasjoner som er invitert til Bærum av lokale organisasjoner eller arrangører kan også låne skolelokaler. I slike tilfeller er arrangøren i Bærum ansvarlig for å søke om lån av lokale på vegne av den utenbys organisasjonen. Det må være et samarbeid mellom organisasjonen i Bærum og den utenbys organisasjonen om arrangementet som det søkes om lokale til. 
Kommunale lokaler kan kun brukes til aktiviteter som ikke strider mot norsk lov.

Tid for lån/leie

Skolene leies ut hver mandag til torsdag fra kl. 17.00 til 21.45 i skoleåret. I skolenes ferier/fridager, fredag, lørdag, søndag og etter kl. 21.45 leies skolen ut kun etter avtale, og bare når det er skaffet tilsynsvakt. Aktiviteter med statsstøtte i regi av godkjente Voksenopplæringsorganisasjoner får også etter avtale leie lokaler på fredager mellom 17.00 og 21.00.

Prioritering av søkere

Søknader om leie/lån av skolelokaler prioriteres slik:

1. Skolens eget behov
2. Aktiviteter med tilskudd etter Lov om Voksenopplæring
3. Aktiviteter i regi av skoleidretten lag og foreninger (korps, kor, orkester, ansatte og elevforeninger m.m.)
4. Barne- og ungdomsarbeid i regi av frivillige lag og foreninger i Bærum
5. Andre fritidsaktiviteter i regi av frivillige foreninger og lag i Bærum
6. Kommersielle interesser og privatpersoner

Priser og fakturering

Det vises til kommunens prisliste for kommunale tjenester og prinsipper for utleie, listen revideres hvert år i forbindelse med behandling av handlingsprogrammet. 

Alle fakturaer skal skrives ut via kommunens faktureringssystem. Forfall er 30 dager.

Bruksreglement

• Oppslått Branninstruks for forsamlingslokaler må leses og etterfølges ved brannalarm – bygningene skal ved brannalarm evakueres umiddelbart.
• Det skal til enhver tid være minst en voksen til stede for å holde tilsyn med aktivitetene. Dette gjelder også enheter med tilsynsvakt. 
• Lokalene skal overleveres i like god stand som de ble overtatt. Leietaker må dekke skader som blir påført bygninger eller utstyr. 
• Kommunen har ikke ansvar for skade eller tap som låntaker eller andre måtte bli påført ved bruk av lokalene. 
• Fotballsparking/håndballspill kan kun skje med softball og etter avtale med skolen.
• Leietaker har rett til å benytte skolens apparater. Om mulig gis leietaker anledning til å oppbevare eget utstyr ved skolen. 
• Låntaker må passe på at de lånte lokalene er ryddet og kontrollere at alle vinduer og utgangsdører er forsvarlig lukket og låst når bygget forlates. 
• Det er forbudt å nyte alkohol, røyke eller bruke andre rusmidler i skolens lokaler.
• Leietaker må finne seg i å vike plassen for skolens egne arrangementer. Skolen skal i så fall gi beskjed i god tid. 
• Skolen er ikke ansvarlig for tap eller skade på leietakerens utstyr, effekter eller personlige eiendeler. 
• Låntakere som ikke kan benytte tildelt tid skal uten opphold melde fra om dette. Dette gjelder også låntakere som ikke skal benytte deler av tildelt fast tid. Dersom de tildelte lokalene ikke er tatt i bruk innen en uke etter avtalt tid, kan leieforholdet annulleres. Eventuelt avslag på senere søknader kan vurderes.
• Tildelt lånetid kan ikke gis til andre. 
• Ved uforutsette hendelser, Force majeure, som medfører at kommunen må avlyse låneavtalen, har låntaker ingen krav overfor kommunen. Avgjørelse om avlysning tas av tjenesteleder.

Brudd på reglementet

Brudd på ordensreglene kan medføre opphør av leieforholdet. 

Rom unntatt fra utleie

Kontorer og ulike typer personalrom leies ikke ut. 

Søknad 

Benytt elektronisk søknadsskjema for leie/lån av skolelokaler. 

Utlån av skolebygg til overnatting

Skoler kan lånes ut til overnatting i forbindelse med arrangementer hvor frivillige organisasjoner i Bærum kommune er ansvarlige for arrangementet. Aktuelle arrangementer kan være korps- eller idrettsstevner for barn og unge. Se egen informasjon og søknad om dette.

Skoler kan lånes ut til overnatting i forbindelse med arrangementer hvor frivillige organisasjoner i Bærum kommune er ansvarlige for arrangementet. Aktuelle arrangementer kan være korps- eller idrettsstevner for barn og unge.

Rutiner

1. Søker tar kontakt med den aktuelle skolen i god tid før arrangementet skal gjennomføres.
2. Skolen gir et foreløpig svar om skolen kan ha anledning til å tilby dette i den gitte perioden.
3. Skolen viser til:
   a. søknadskjema med godkjennelse av vilkår (pdf)
   b. søknad og meldeskjema om overnatting til Asker og Bærum brannvesen
4. Søkeren må bekrefte innsendt meldeskjema til brannvesen og at vilkårene kan oppfylles, før endelig behandling av søknaden.
5. Det skrives en utleieavtale mellom søker og skole. Skolen kan ta betalt for eventuelle ekstrakostnader knyttet til arrangementet. For tilsyn og renhold skal det tas betalt i hht. faktiske kostnader.

Avgrensninger 

• Bare lokaler på bakkeplan med rømningsvei direkte ut (vinduer/dører) kan lånes ut.
• Det må være minst to uavhengige rømningsveier, og det skal være uhindret tilgang til disse. Dørene skal kunne åpnes uten bruk av nøkkel. 
• Vurderinger fra kommunens eiendomsavdeling kan, etter en risikovurdering, avgrense hvilke skoler og rom som eigner seg for overnatting.

Vilkår

Låntaker må:

• Ha egen brann- og tilsynsvakt under hele oppholdet. Det må risikovurderes hvorvidt det er behov for flere nattevakter. 
• Vakten skal ha fast base i nærheten av inn/utgang og bære vest merket VAKT.
• Vakten har ansvaret for at det ikke kommer uvedkommende inn i bygget.
• Vakten har ansvaret for utlånte nøkler og låser av bygget når alle er ute.
• Vakten må ha tilgjengelig telefon under overnattingen
• Vakten og den ansvarlige skal ha opplæring i branninstrukser og deres oppgaver ved en eventuell brannsituasjon før overnattingen skal finne sted.
• Den ansvarlige og nattevakten skal være kjent med plasseringen av slokkeutstyr og fortrolig med bruken av disse, før overnattingen finner sted.
• Den ansvarlige og nattevakten skal være kjent med byggets branntekniske innretninger, før overnattingen finner sted.
• Eksempler på dette kan være rømningsveier og brannalarmanlegg. 
• Den ansvarlige og nattevakten skal ha navneliste på de som overnatter.
• Melde om overnatting til Asker og Bærum brannvesen. Søknaden og svarbrevet fra brannvesenet må sendes skolen.
• Sette seg inn i bruksreglement for utleie av skoler i Bærum kommune. 
• Skrive under på avtale med utlånende skole.
• Den som signerer avtalen med skolen må delta på en befaring i lokalene som skal lånes ut, særlig med tanke på rømningsveier.
• Rydde og vaske lokalene etter bruk slik at de er i like god stand som før utlån. Låntaker må selv holde utstyr til renhold.
• Erstatte eventuelt ødelagt utstyr eller inventar.